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Last update: 28 January 2022.

1. IDENTIFICACIÓN Y DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

La siguiente entidad tratará tus datos personales en su condición de Responsable del Tratamiento:

• La sociedad mercantil dedicada a la gestión y explotación del hotel que conforma el Grupo Hesperia (en adelante “el Hotel”).

Asimismo, te informamos que el Grupo al que pertenece al Hotel cuenta con un Delegado de Protección de Datos, con quién te podrás poner en contacto a través de la siguiente dirección: DPO@hesperiaworld.com.

2. INFORMACIÓN NECESARIA Y ACTUALIZADA

Todos los campos que aparezcan en los formularios que se te faciliten con un asterisco [*] serán de obligada cumplimentación, de tal modo que la omisión de alguno de ellos podría comportar la imposibilidad de atender debidamente tu solicitud, de prestarte los servicios solicitados o de proceder al envío de las comunicaciones solicitadas o autorizadas. Deberás proporcionar información verídica, quedando prohibido el uso de alias o medios para ocultar tu identidad. Para que la información facilitada esté siempre actualizada y no contenga errores, deberás comunicar al Hotel, a la mayor brevedad posible, las modificaciones y rectificaciones de tus datos personales que se puedan producir, a través de la recepción de nuestros hoteles o del siguiente correo electrónico: protecciondedatos@hesperiaworld.com. Asimismo, declaras que la información y los datos que has facilitado son exactos y veraces.

3. ORIGEN Y PROCEDENCIA DE TUS DATOS

Para la gestión de las reservas podremos contratar con empresas prestadoras de servicios que serán las que nos comuniquen tus datos personales. Las categorías de datos que nos serán comunicadas y que, por tanto, trataremos son las correspondientes a datos identificativos y bancarios necesarios para la correcta gestión de tu reserva.

4. INFORMACIÓN DETALLADA DE LOS TRATAMIENTOS REALIZADOS.

A continuación, se describen las diferentes finalidades para las que el Hotel tratarán tus datos personales, las bases que legitiman dichos tratamientos y el plazo de conservación de dichos datos. El Hotel podrán tratar tus datos personales para:

• Gestionar la facturación de los servicios que se le presten. Este tratamiento de datos personales se realizará en base a la relación contractual que mantienes con nosotros. Los datos tratados con esta finalidad serán conservados mientras se mantenga nuestra relación contractual, pudiendo conservarlos posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Atender correctamente cualquier responsabilidad derivada de su estancia en el hotel. Este tratamiento de datos personales se realizará en base a la relación contractual que mantienes con nosotros. Los datos tratados con esta finalidad serán conservados mientras se mantenga nuestra relación contractual, pudiendo conservarlos posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Gestionar la reserva que realices en uno de nuestros hoteles a través de cualquier canal. Dicho tratamiento se basa en la medida precontractual solicitada por tu parte al formalizar dicha reserva solicitando nuestros servicios. Tus datos serán conservados hasta que llegue la fecha para la cual hagas la reserva y, en caso, de que finalmente te alojes en el hotel correspondiente, durante el plazo de duración de nuestra relación contractual y hasta finalizada su estancia en el hotel, pudiendo conservarlos posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Atender, las solicitudes, consultas, quejas y/o reclamaciones trasladadas a través del formulario “¿necesitas ayuda?” de la presente web, por vía telefónica o correo electrónico, cuando estén relacionados con los servicios que previamente hubieras contratado, en base a la ejecución de la relación contractual o la adopción de medidas precontractuales si aún no eres cliente. Para atender a solicitudes y consultas cuando no estén relacionadas con los servicios que previamente hubieras contratado, el tratamiento se realizará en base al consentimiento que, en su caso, prestes al enviar la solicitud, consulta, queja o reclamación correspondiente. Tus datos serán conservados hasta la resolución de la consulta, solicitud, queja y/o reclamación planteada, y, cuando estén relacionados con los servicios que previamente hubieras contratado, mientras se mantenga nuestra relación contractual. No obstante, los datos podrán ser conservados posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Gestionar el check-in, el alojamiento y el check-out, así como tramitar el pago del servicio contratado. Este tratamiento de datos personales se realizará en base a la relación contractual que mantienes con nosotros. Tus datos serán conservados durante el plazo de duración de nuestra relación contractual y hasta finalizada su estancia en el hotel, pudiendo conservarlos posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Gestionar el envío, por cualquier medio, de comunicaciones relacionadas con la estancia que hayas reservado. Dicho tratamiento se basa en relación contractual que mantienes con nosotros. Los datos tratados con esta finalidad serán conservados mientras se mantenga nuestra relación contractual, pudiendo conservarlos posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Gestionar el envío de comunicaciones de carácter informativo relacionadas con las oportunidades que te ofrezca la ciudad en la que dicho hotel se encuentre. Dichas comunicaciones se basan en el interés legítimo del Hotel en el que Usted realice una reserva, en mantener informados a nuestros huéspedes acerca de cuestiones que consideramos que pueden ser de su interés por ser relativas o estar relacionadas con su estancia. Los datos tratados con esta finalidad serán conservados hasta que te des de baja de dichos envíos o tras haber transcurrido 2 años desde tu última interacción con nosotros. No obstante, también en este caso, tus datos personales podrán ser conservados posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Gestionar la prestación de los servicios extra al alojamiento, tales como solicitud de flores, excursiones, servicios de restauración, atenciones especiales en fechas señaladas, que puedas solicitar en el momento de hacer el check-in; así como gestionar el pago de los mismos. Este tratamiento de datos se basa en la relación contractual que mantienes con nosotros. Por lo que se refiere al tratamiento de los datos de salud (principalmente, entre otros, datos de alergias en caso de servicios de restauración o datos relacionados con su movilidad reducida, para facilitarle el acceso a nuestras instalaciones)para la prestación de los servicios, éstos serán tratados en base al consentimiento que, en su caso, preste al Hotel. Los datos tratados con esta finalidad serán conservados durante el tiempo necesario para prestarle el servicio solicitado durante su u estancia en nuestro hotel. No obstante, los datos podrán ser conservados posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Contactar con los servicios médico-asistenciales cuando lo requieras. En aquellos casos en que se trate de una urgencia médica, tus datos serán tratados para la protección de tus intereses vitales. En aquellos casos en que no se trate de una urgencia médica, el tratamiento de los datos se realizará en base a la relación contractual que mantienes con nosotros. Tus datos serán conservados durante nuestra relación contractual. No obstante, los datos podrán ser conservados posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Realizar encuestas de satisfacción, en base al interés legítimo del Hotel en el que Usted realice una reserva en conocer su grado de satisfacción con los servicios prestados por el mismo. Tus datos serán conservados hasta que te opongas al tratamiento de los mismos, o tras haber transcurrido 2 años desde tu última interacción con nosotros. Posteriormente, tus datos podrán ser conservados bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento.
• Gestionar las peticiones que realices a través de la utilización del servicio de atención del hotel en el que te alojes a través de la herramienta WhatsApp Business. Los datos que nos facilites al comunicarte con nosotros a través de este canal serán tratados con la única finalidad de atender tu solicitud o prestarte el servicio que solicites. Este tratamiento de datos se basa en el consentimiento que, en su caso, prestes al aceptar la utilización del canal y al dirigirte a nosotros de forma libre y voluntaria. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de que a raíz de tu solicitud tengamos que tratar tus datos personales para llevar a cabo una gestión relacionada con los servicios que previamente nos hubieras contratado, estos serán tratados en base a la ejecución de la relación contractual que mantengas con el hotel. Los datos tratados con esta finalidad serán conservados hasta la revocación de tu consentimiento y, cuando estén relacionados con los servicios que previamente hubieras contratado, mientras se mantenga nuestra relación contractual. No obstante, los datos podrán ser conservados posteriormente bloqueados durante los plazos que se deriven de la prescripción de las acciones legales relacionadas con este tratamiento. Asimismo, con independencia del plazo de conservación anteriormente citado, las conversaciones mantenidas a través de este canal serán eliminadas transcurridos los 90 días desde que se proceda a la cancelación de tu cuenta.

5. EJERCICIO DE TUS DERECHOS

Te informamos de que podrás ejercitar los siguientes derechos:

1. derecho de acceso a tus datos personales para saber cuáles están siendo objeto de tratamiento y las operaciones de tratamiento llevadas a cabo con ellos;
2. derecho de rectificación de cualquier dato personal inexacto;
3. derecho de supresión de tus datos personales, cuando esto sea posible;
4. derecho de oposición, cuando esto sea posible;
5. derecho a solicitar la limitación del tratamiento de tus datos personales cuando la exactitud, la legalidad o la necesidad del tratamiento de los datos resulte dudosa, en cuyo caso, podremos conservar los datos bloqueados para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
6. derecho a la portabilidad de tus datos personales, cuando la base legal que nos habilite para su tratamiento sea la existencia de una relación contractual o tu consentimiento.
7. Derecho a revocar el consentimiento, en su caso, prestado al Hotel para los tratamientos de tus datos.

Podrás ejercitar tus derechos en cualquier momento y de forma gratuita enviando un correo electrónico a protecciondedatos@hesperiaworld.com, indicando el derecho que deseas ejercitar y tus datos identificativos. Por otra parte, te informamos de que tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si consideras que se ha cometido una infracción de la legislación en materia de protección de datos respecto al tratamiento de tus datos personales.

6. DESTINATARIOS DE TUS DATOS PERSONALES

Tus datos podrán ser cedidos a las Administraciones Públicas que determine la legislación aplicable vigente en cada momento, tales como Hacienda Pública, Jueces y Tribunales, y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Los datos personales que nos facilites para la finalidad de la gestión de su reserva, o para la contratación de servicios extra podrán ser comunicados, a su vez, a la entidad bancaria con la que trabaje el Hotel. Por lo que se refiere a los datos que nos facilites para gestionar tu registro en Hesperia a los efectos de crear una base de datos global de las entidades que integran el Grupo Hesperia para facilitar los procesos de check-in, podrán ser comunicados a las empresas del Grupo Hesperia en base a nuestro interés legítimo en transmitir datos personales intragrupo para fines administrativos internos. Asimismo, tus datos podrán ser cedidos a la compañía de asistencia sanitaria con la que trabaje el hotel en el que te hospedes cuando requieras servicios médico-asistenciales. En aquellos casos en que se trate de una urgencia médica, dicha comunicación de datos se realizará para proteger tus intereses vitales. En aquellos casos en que no se trate de una urgencia médica, la comunicación de datos a la compañía de asistencia sanitaria se realizará para la gestión de nuestra relación contractual. Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto en el que hagas uso del servicio de atención del hotel en que te alojes a través de la herramienta WhatsApp Business, WhatsApp Ireland Limited podrá tener acceso a tus datos personales. En estos casos, WhatsApp Ireland Limited únicamente accederá y tratará tus datos personales en calidad de encargado del tratamiento, de manera que únicamente lo hará para prestar los servicios de mensajería contratados, de acuerdo con las condiciones del servicio publicadas en este enlace.

7. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Se llevarán a cabo transferencias de tus datos a países ubicados fuera del Espacio Económico Europeo y, concretamente a:

1. Estados Unidos; como consecuencia de los siguientes servicios:
   1. servicios de motor de búsqueda que TravelClick, Inc. presta en relación con la localización y selección de las concretas pasarelas de pagos o proveedores que autoricen los pagos relacionados con los servicios prestados por Hesperia. Estas transferencias internacionales se encuentran regularizadas por medio de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
   2. servicios de marketing para el Hotel prestados por Mailchimp. Estas transferencias internaciones se encuentran regularizadas por medio de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
   3. servicios de mensajería instantánea del hotel que utilizan la herramienta WhatsApp Business para atender peticiones de los huéspedes, prestados por WhatsApp Ireland Limited. Estas transferencias internacionales se encuentran regularizadas por medio de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, de acuerdo con el Apéndice sobre la transferencia de datos de WhatsApp Business.
2. Andorra, como consecuencia de la comunicación de datos a las sociedades del Grupo Hesperia que se encuentren en dicho territorio para la prestación de los servicios de gestión administrativa de dicho grupo. Andorra ha sido declarada por la Comisión Europea con un nivel de protección adecuado, de acuerdo con lo establecido en la Decisión 2010/625/UE, de 19 de octubre de 2010.

8. SEGURIDAD

El Hotel ha implementado y mantiene los niveles de seguridad exigidos por el RGPD para proteger tus datos personales frente a pérdidas fortuitas y a accesos, tratamientos o revelaciones no autorizados, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos. No obstante, a pesar de que el Hotel realiza sus mejores esfuerzos para proteger los datos que tratan, no puede garantizar en todo caso el proceso de comunicación de datos personales desde la red de los usuarios a la delHotel. Por tanto, una vez recibidos tus datos, el Hotel utilizará rigurosos procedimientos y funciones de seguridad para impedir cualquier acceso no autorizado.

9. CONFIDENCIALIDAD

Los datos personales que podamos recabar serán tratados con confidencialidad, comprometiéndonos a guardar secreto respecto de los mismos de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

10. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Es posible que se deba actualizar esta Política de Privacidad; por ello es necesario que revises esta política periódicamente y si es posible cada vez que hagas tu reserva, o te pongas en contacto con nosotros con el objetivo de estar adecuadamente informado sobre el tipo de información recopilada y su tratamiento. Te comunicaremos cualquier modificación de la presente Política de Privacidad que afecte sustancialmente al tratamiento de tus datos personales.

Última actualización: 05 de abril febrero de 2023